Fit & Proper

Auf dieser Seite erläutern wir die Vorgaben und Vorgehensweise des Fit & Proper-Prozesses.

Vorstands-, Aufsichtsrats-, Governance– und Schlüsselfunktionsbestellung (Fit & Proper)

Gemäß den Solvency II Vorgaben haben alle Mitarbeitenden des Versicherungsunternehmens über die Fähigkeiten, Kenntnisse und Fachkunde zu verfügen, die zu einer ordnungsgemäßen Aufgabenerfüllung erforderlich sind (Art 258 Abs 1 Delegierte Verordnung (EU) 2015/35 (Del. VO (EU) 2015/35)).

Für bestimmte Personengruppen sind spezielle Vorgaben in Bezug auf die fachlichen Qualifikationsanforderungen und die persönliche Zuverlässigkeit im Gesetz enthalten. Für diese Personengruppen sind Anzeigepflichten vorgesehen, sodass eine Überwachung durch die österreichische Finanzmarktaufsicht (FMA) bereits vor oder unmittelbar nach der Bestellung sichergestellt ist.

1. Anzeigepflichten der Versicherungsunternehmen

Die Anzeigen haben in elektronischer Form im Wege der Incoming-Plattform der FMA zu erfolgen. Die Informationen sind direkt in den entsprechenden Eingabemasken auszufüllen. Diese enthalten auch Angaben über die zusätzlich zu übermittelnden Unterlagen (wie zum Beispiel den Lebenslauf und den Strafregisterauszug).

Im Folgenden werden die in der Praxis relevanten Anzeigeverpflichtungen im Überblick dargestellt:

Vorstandsmitglieder

Die beabsichtigte Bestellung von Vorstandsmitglieder ist spätestens einen Monat vor Bestellung anzuzeigen (§ 122 Abs 1 Z 1 Versicherungsaufsichtsgesetz (VAG). Die Monatsfrist beginnt mit dem Bestellungsakt zu laufen. Ebenfalls anzeigepflichtig sind gemäß § 122 Abs 3 VAG Änderungen in den Voraussetzungen (in Bezug auf die Fit & Proper-Anforderungen) (gemäß § 120 Abs 1 bis 3 VAG), der Ersatz wegen Nichterfüllung der Voraussetzungen gemäß § 120 Abs 1 VAG und das Ausscheiden.

Aufsichtsratsvorsitzende und weitere Aufsichtsratsmitglieder

Gemäß § 123 Abs 3 VAG ist die Wahl (bzw. die Bestellung und das Ausscheiden) von Aufsichtsratsmitgliedern unverzüglich anzuzeigen. Ebenso sind gemäß Absatz 4 die Wahl und das Ausscheiden der/des Vorsitzenden des Aufsichtsrates unverzüglich anzuzeigen. Vom Betriebsrat entsandte Aufsichtsratsmitglieder sind ebenfalls anzuzeigen, da keine gesetzliche Ausnahmebestimmung besteht.

Governance– und andere Schlüsselfunktionen

Gemäß § 122 Abs 1 Z 2 VAG sind die Leitung der Risikomanagement-Funktion, der Compliance-Funktion, der versicherungsmathematischen Funktion, der internen Revisions-Funktion und auch die vom Versicherungsunternehmen identifizierten anderen Schlüsselfunktionen (in der Regel ist dies die für die Veranlagung verantwortliche Person) sind unverzüglich nach der Bestellung zu melden. Gemäß § 120 Abs 3 VAG finden sich Anforderungen an die fachliche Eignung und eine widerlegbare gesetzliche Vermutung dazu. Änderungen in Bezug auf diese Personen sind gemäß § 122 Abs 3 VAG anzeigepflichtig.

Auslagerungsbeauftragte für Governance und andere Schlüsselfunktionen

Leitlinie 14 der EIOPA Leitlinien zum Governance-System (EIOPA-BoS-14/253 DE) sieht im Falle der Auslagerung von Governance-Funktionen und Schlüsselfunktionen vor, dass eine fachliche qualifizierte, persönlich zuverlässige Person im Unternehmen zu bestimmen ist, die die Gesamtverantwortung für die ausgelagerte Funktion trägt. Diese unterliegt in Bezug auf die Anzeigeverpflichtung denselben Regelungen, wie die Schlüsselfunktionen.

Verantwortliche Aktuar:innnen und deren Stellvertretung

Gemäß § 115 VAG ist die beabsichtigte Bestellung der verantwortlichen Aktuar:in und ihres Stellvertreters der FMA anzuzeigen. Das heißt, dass die Anzeige jedenfalls vor dem Bestellvorgang zu erfolgen hat. Das Ausscheiden dieser Personen ist der FMA unter Darlegung der Gründe ebenfalls anzuzeigen.

2. Überprüfung durch die FMA

Vorstandsmitglieder

In den von der FMA zu vollziehenden § 120 Abs 1 und 2 VAG werden die Anforderungen an die Mitglieder des Vorstandes statuiert. Die FMA hält es in Bezug auf die fachliche Eignung für wesentlich, dass jedes Vorstandsmitglied eines Versicherungsunternehmens über Kenntnisse der für dieses Unternehmen geltenden aufsichtsrechtlichen Regelungen verfügt, um die Gesamtverantwortung im Vorstand wahrnehmen zu können. Zur Überprüfung der theoretischen Kenntnisse wird daher im Anschluss an die Anzeige der Bestellung eines Vorstandsmitgliedes in der Regel ein Termin für einen Fit & Proper-Test mit Fragen zu Aufsichtsthemen und -normen vereinbart. Inhalt des Fit & Proper-Tests sind die zentralen Bestimmungen des VAG, der Del. VO (EU) 2015/35 und der FMA-Verordnungen sowie unternehmensspezifische Themen. Weiters wird die Kenntnis der grundlegenden gesellschaftsrechtlichen Regelungen vorausgesetzt. Falls die betreffende Person den Fit & Proper-Test nicht besteht, kommt es zu einem Wiederholungsantritt. Besteht das Vorstandsmitglied den Wiederholungsantritt nicht, geht die FMA von einer nicht vorliegenden fachlichen Eignung aus und ergreift entsprechende aufsichtsrechtliche Maßnahmen.

Aufsichtsratsvorsitzender

Für Vorsitzende des Aufsichtsrates sind die Bestimmungen des § 123 Abs 1 und 2 VAG sowie gesellschaftsrechtliche Vorgaben (insbesondere § 86 ff Aktiengesetz (AktG)) maßgeblich. Die FMA hält es in Bezug auf die fachliche Eignung für wesentlich, dass Aufsichtsratsvorsitzende von Versicherungsunternehmen über Kenntnisse der für diese Unternehmen geltenden aufsichtsrechtlichen Regelungen verfügen, die für die ordnungsgemäße Ausübung der Funktion erforderlich sind. Zur Überprüfung der theoretischen Kenntnisse wird daher im Anschluss an die Anzeige der Wahl von Aufsichtsratsvorsitzenden in der Regel ein Termin für ein Fit & Proper-Fachgespräch mit Fragen zu für den Aufsichtsrat relevanten Aufsichtsthemen und -normen sowie zu unternehmensspezifischen Themen vereinbart. Gelangt die FMA aufgrund des Fachgespräches zur Ansicht, dass die Anforderungen durch den Aufsichtsratsvorsitzenden nicht erfüllt werden, wird das Unternehmen von der FMA davon in Kenntnis gesetzt. Die FMA ergreift in der Folge die entsprechenden aufsichtsrechtlichen Maßnahmen.

Governance– und andere Schlüsselfunktionen

In § 120 Abs 3 VAG 2016 und den korrespondierenden Bestimmungen in der Del. VO (EU) 2015/35 werden Anforderungen an die Personen, die Governance– oder andere Schlüsselfunktionen leiten, gestellt. Die FMA hält es in Bezug auf die fachliche Eignung dieser Personen für wesentlich, dass sie die angemessenen Kenntnisse besitzen, um ihre Verantwortung ordnungsgemäß wahrnehmen zu können. Die Überprüfung der Fit & Proper Voraussetzungen wird im Regelfall im Anschluss an die Anzeige der Bestellung anhand der übermittelten Unterlagen durchgeführt. In Einzelfällen behält die FMA es sich vor, die bestellten Personen zur Überprüfung der theoretischen Kenntnisse zu einem Fach- oder Prüfgespräch in die FMA einzuladen. Bestehen seitens der FMA begründete Zweifel an der Erfüllung der persönlichen oder fachlichen Eignung, ergreift sie entsprechende aufsichtsrechtliche Maßnahmen.